Victor Parpoil
Co-fondateur d'ALLOHOUSTON
L’automatisation des tâches peut être envisagée dans votre service de ressources humaines, dans la gestion de votre infrastructure informatique, dans l’exécution de vos processus comptables, dans vos actions de relation client, ou encore dans votre stratégie de prospection commerciale, etc.
Elle consiste à remplacer les actions des employés humains par un système informatique, capable d’exécuter des tâches récurrentes en quelques secondes. Les avantages de l’automatisation ? Améliorer l’efficacité des actions, simplifier les processus, réduire le nombre de tâche à faible valeur ajoutée pour les opérationnels et uniformiser les opérations.
La transformation numérique, priorité N°1 des entreprises, a une influence de plus en plus forte sur l’exécution quotidienne des tâches. Dans les années à venir, l’automatisation occupera une place grandissante au sein des entreprises et de leurs services.
Tous les secteurs sont concernés.
Tant l’industrie que les services, la santé ou l’agriculture…
En quoi l’automatisation des tâches peut stimuler l’efficience et la productivité de votre équipe ?
Sommaire de cet article :
Qu’est-ce que l’automatisation des tâches en entreprise
Pourquoi opter pour l’automatisation au sein de votre entreprise ?
Comment automatiser des tâches ?
Les avantages de l'automatisation pour l'entreprise
L'automatisation en entreprise pour augmenter sa productivité
En résumé
Il est possible d’automatiser des tâches, mais également des processus métiers en entreprise.
L’automatisation consiste à confier à un système informatique des tâches répétitives à faible valeur ajoutée, qui étaient auparavant assurées par des humains.
Une fois mise en place, l’automatisation se présente sous la forme d’un ensemble d’actions à exécuter, selon un ordre précis, par des machines ou des algorithmes. L’intervention humaine est réduite au strict minimum. Elle est désormais substituée par un capital robotique ou informatique.
Les collaborateurs peuvent ainsi se consacrer à des activités essentielles et à forte valeur. Ils sont libérés des tâches récurrentes, pénibles et frustrantes.
Contrairement à une tâche, un processus métier se présente comme un ensemble d’activités permettant d’atteindre un objectif précis.
Il est très généralement constitué d’une série d’étapes, dans lesquelles interviennent des systèmes informatiques complexes.
Dans le cadre de cette organisation complexe, la moindre erreur peut impacter le bon fonctionnement ou l’efficacité des différents processus métiers. En conséquence, l’entreprise doit faire face à des retards ou des problèmes de communication.
L’automatisation des processus métiers (ou BPA) permet d’éviter les erreurs et interruptions, tout en permettant de libérer des ressources précieuses et de rationaliser les flux de travail (ou workflow).
Elle vient en complément de la gestion des processus métiers (ou BPM). Elle permet d’améliorer des étapes particulières dans la chaîne des processus monitorés.
Certains critères doivent vous amener à envisager une automatisation des tâches.
Voici 4 exemples de tâches en entreprise que vous pourriez automatiser. Cette transformation de tâches manuelles et tâches automatiques vous permettra de gagner en temps et en productivité.
Les solutions de planification vous permettent désormais de définir en amont des créneaux de disponibilités pour vos interlocuteurs. Ceux-ci peuvent réserver sur la plage horaire qui leur convient, et vous êtes notifié automatiquement.
Pour vous : moins de charge mentale et une organisation centralisée de vos rendez-vous !
Zoom sur un projet mené par ALLOHOUSTON : “Comment de désencombrer l'esprit en digitalisant correctement ses flots métiers ?” pour WORKPLACE ETHICS SOLUTIONS et qui est opérée par ALLODISCRIM
Un bug ou une coupure électrique peuvent parfois entraîner la perte des données non enregistrées. Un système de sauvegarde automatique est un must-have pour vos processus métiers : quoiqu’il arrive, vos datas restent disponibles.
La quantité de données à traiter peut parfois être tellement importante qu'Excel atteint ses limites. Un système automatisé pourra gérer les données très rapidement et sans erreur. Il contribuera également à la préparation de rapports contenant des indicateurs complexes pour les analyses business.Nous avons par exemple passé la durée de traitement de 2 jours par mois à 4 minutes en temps masqué par jour chez TechData :
Zoom sur un projet mené par ALLOHOUSTON : “Développement d'une application permettant de généraliser la définition des contrats complexes pour calculer les provisions de marges arrières” pour TechData.
ALLOHOUSTON - Exemple de réalisation digitale - Calcul des marges arrières
Certains processus métiers peuvent être simplifiés grâce à l'automatisation. Par exemple en réduisant à quasi néant les tâches chronophages.Nous avons déjà réduit par 100 le temps de traitement d'un process métier. Voici un exemple de réalisation lors de laquelle ALLOHOUSTON a pu mettre en place un suivi, produit en 15 minutes au lieu d’une semaine.
Zoom sur un projet mené par ALLOHOUSTON : “Développement d'une application permettant la production, le suivi et l'analyse des indicateurs de la supply chain aval” pour Groupe Renault
ALLOHOUSTON - Exemple de réalisation digitale- Supply Chain aval
Comme pour tout projet, je vous conseille de débuter par une phase de diagnostic (quelle est la situation actuelle) et de questionnements (quelle est la situation souhaitée). Nous nommons cette étape la phase de compréhension.
Faites d’abord la liste des tâches et des processus métiers qui pourraient être automatisés. Voici quelles sont leurs caractéristiques :
Cette étape d’audit vous permettra de créer un “flow chart”, décrivant les différentes étapes du processus à automatiser.
Ensuite, répondez aux questions permettant de sélectionner et prioriser les tâches à automatiser. Voici une liste de 5 questions clés à se poser avant d’automatiser les processus d’entreprise :
Ensuite, réfléchissez aux éventuelles contraintes ou freins aux projets d’automatisations.
Vous obtenez ainsi une vision globale de votre projet d’automatisation.
Avant de consulter cette liste d’outils d’automatisation, je vous rappelle que la stratégie doit toujours venir avant l’outil.
Vous équiper de logiciels d’automatisation avant d’avoir pensé aux étapes préalables n'apporte aucun bénéfice pérenne, car :
Néanmoins, connaître les outils et leurs fonctionnalités peut aussi vous inspirer pour prendre conscience des possibilités de l’automatisation. De la réception d’une alerte sur votre smartphone en cas de mail urgent, au traitement automatique de données selon des critères prédéfinis… ils savent (presque) tout faire !
Voici donc une liste non exhaustive des outils d’automatisation no-code les plus répandus. Ils fonctionnent sur la base de “triggers” ou éléments déclencheurs.
L’outil Zapier met à votre disposition une bibliothèque de plus de 4.000 applications que vous pouvez connecter entre elles. En complément, il vous propose des connecteurs logiques pour déclencher des actions précises.
Integromat fonctionne également sur le principe des “triggers”. Dans l’application, ceux-ci sont présentés sous la forme de scénarios d’automatisation. Par ailleurs, l’outil permet aussi d’utiliser des “routers”. Ils peuvent être ajoutés à un scénario pour déclencher plusieurs actions à partir d’un même “trigger”.
IFTTT (ou “If This Then That”) propose, pour sa part, des “Applets” ou recettes. Le déclencheur (“This”) est lui aussi présent sur ce logiciel et sert de base à l’automatisation. Sa liste de services répond autant à des besoins business qu’à des besoins quotidiens (ex : domotique).
Zapier, Integromat et IFTTT sont les plus connus, mais pas les seuls existants sur le marché de l'automatisation des tâches récurrentes. Vous pouvez aussi vous inspirer des idées proposées par :
Les outils cités dans la liste précédentes permettent d’automatiser de petites tâches répétitives ou quelque peu pénibles.
Mais l’utilisation d’outils no-code et de triggers (déclencheurs) n’est pas la panacée ! Ils rencontreront vite leurs limites sur des processus métiers complexes.
En effet, ces derniers peuvent être automatisés. Mais seulement après une analyse poussée de l'organisation interne et une compréhension des enjeux business de l'entreprise, comme nous le faisons chez ALLOHOUSTON.
Souvent, la solution idéale peut mixer plusieurs outils : du no-code, du low-code, une solution sur-mesure entièrement codée, une connexion avec vos outils existants.En fonction du besoin identifié, nous pouvons utiliser Zapier, bien sûr, mais surtout PowerApps, Adalo, Appgyver, Bubble.io, des frameworks (Meteor, React, Vue.js, Angular), etc.
Entamer l’automatisation de vos processus métiers ou de certaines tâches génère des bénéfices, souvent immédiats : réduction des erreurs humaines, meilleure planification, hausse de l’efficacité…
Voici 11 avantages de l’automatisation des tâches :
L’objectif principal et donc l’avantage n°1 à retirer d’une action d’automatisation est d’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs. Elle doit servir à réduire ou supprimer les tâches répétitives, ainsi qu’à introduire une amélioration du travail afin de permettre à chacun de se concentrer sur des tâches essentielles à votre activité.
La conséquence de l’amélioration des conditions de travail est la réduction des délais de traitement. L’automatisation entraîne en effet la réduction ou l’accélération de certaines étapes de vos processus métier.
Un outil informatique sera capable d’accomplir des tâches redondantes 5 à 10 fois plus vite qu’un humain. Par ailleurs, l’outil ne se lassera pas de la répétitivité de ses tâches et restera rapide au fil du temps.
Dans ce cas, l’automatisation peut soutenir une augmentation de votre production ou de vos livraisons.
Automatiser certaines tâches vous permet d’employer vos ressources sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le temps et l’énergie ne sont plus gaspillés sur des tâches récurrentes : votre équipe peut se concentrer sur des tâches dont l’impact est mesurable sur vos résultats.
Grâce à l’automatisation de vos processus métier, vos clients peuvent bénéficier d’un service interne plus réactif… car celui-ci est désormais concentré sur ses missions les plus stimulantes et stratégiques pour votre business.
Grâce à l’informatisation et l’automatisation des processus, il est plus facile d’augmenter la transparence de chaque étape. Toute personne autorisée peut ainsi avoir connaissance du statut d’une tâche, d’un document ou d’un livrable client.
Cela peut également donner naissance à des tableaux de bord pour mieux piloter l’activité.
Dans le cadre d’une automatisation, les informations sont collectées et regroupées en un endroit unique, les rendant ainsi toujours disponibles. Elles peuvent être traitées informatiquement et donc : sécurisées, vérifiées, mises à jour, dédoublonnées, enrichies…
Cette nouvelle organisation améliore également la communication interne.
Automatiser ses processus et ses tâches oblige en amont à les harmoniser. Chaque tâche est exécutée de la même manière. Cela concourt à une meilleure organisation interne et vient soutenir une potentielle démarche de mise en conformité.
Grâce à l’automatisation des tâches, on s’assure de n’en oublier aucune, de les exécuter dans le bon ordre et d’enregistrer des données correctes. Cela réduit également le nombre d’erreurs ou d’approximations, qui peut être plus élevé quand les tâches sont manuelles.
Un système automatisé est un vrai moteur de performance. Il réduit le temps de traitement des actions, diminue les étapes, évite les freins ou les obstacles…
Pour finir, l’argument le plus cité pour convaincre de l’intérêt de l’automatisation des tâches est que celle-ci augmente la productivité.
Je vous propose d’explorer ce sujet ci-dessous :
Pourquoi l’automatisation augmente la capacité de production ? Creusons ensemble ce sujet :
Grâce à l’automatisation, vous confiez à une machine l’exécution de tâches simples, répétitives et ennuyeuses. Vos employés peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée ou les missions de services à vos clients. Par ailleurs, la machine reste active même si votre collaborateur est occupé à une autre action, le temps de latence est donc réduit.
Les tâches manuelles, récurrentes et frustrantes pour un humain sont transformées en flux de travail automatisés. Les risques d’erreurs sont moins élevés.
Vos collaborateurs sont ainsi plus productifs, puisque occupés par des missions valorisantes.
Le gain de temps, d’argent et de qualité est indéniable. Ce qui favorise une plus grande efficience.
L’automatisation des tâches fait aujourd’hui partie des axes de la transformation numérique. Elle permet de rendre les processus métiers moins pénibles.
Le développement d’outils no-code et l’expertise de prestataires en transformation digitale facilite le déploiement d’applications métiers, favorisant l’automatisation.
Vous avez un projet d’automatisation ? ALLOHOUSTON vous accompagne
